Przekierowanie do Gmail? Już nie warto. Są lepsze sposoby.

Obrazek dla Przekierowanie do Gmail? Już nie warto. Są lepsze sposoby.

O co chodzi z przekierowaniem poczty. Na co możesz się narazić przekierowując pocztę na zewnątrz. Dlaczego zwykłe przekierowanie do Gmail to już zły pomysł. Nadchodzą zmiany. Jak poprawnie korzystać z własnej domeny i poczty w Gmail.

Co to jest przekierowanie poczty?

Przekierowanie poczty email to proces, w którym wiadomości email wysyłane do jednej skrzynki pocztowej jedno są automatycznie przekierowywane do innej skrzynki. Jest to przydatna funkcja, pozwalająca użytkownikom na odbieranie i zarządzanie wiadomościami z różnych kont email w jednym miejscu. Przekierowanie może być używane do przekazywania ważnych informacji z jednego adresu email na inny, najlepiej na tym samym serwerze. A co z przekierowaniem poza serwer, na zewnętrzne konto?

przekierowanie poczty
Przekierowanie poczty e-mail.

Przekierowanie poczty – pewnie robisz to źle.

Przekierowania maili zostały zaprojektowane w kontekście organizowania ruchu pocztowego w obrębie wyłącznie tego samego serwera. Ta koncepcja miała na celu usprawnienie zarządzania komunikacją elektroniczną w ramach jednej platformy serwerowej. Np. przesyłania korespondencji w firmie z jednego zamkniętego oddziału do nowego. Wraz z popularyzacją internetu, zwykli użytkownicy zaczęli w ten sposób przesyłać sobie wiadomości na zewnętrzne serwery, tylko dlatego by wyeliminować potrzebę logowania na różne webmaile (dostęp do poczty przez przeglądarkę). A webmaile – w odróżnieniu od programów pocztowych (jak np. Thunderbird) – nie zawierały już funkcji dostępu do wielu kont e-mail z jednego miejsca.

I można było na to przymknąć oko. Lecz należy pamiętać iż było to dopuszczalne w czasach kiedy SPAM (niechciane wiadomości) lub SCAM (fałszywe wiadomości) nie był aż takim zagrożeniem, a ochrona danych nie była podstawowym czynnikiem, który niejednemu może spędzić teraz sen z powiek.

Idea centralizacji poczty i kontrola nad danymi.

Po pierwsze, przekierowywanie na zewnętrzne adresy wprowadza czynnik ryzyka utraty kontroli nad danymi, gdyż wiadomości opuszczają serwer docelowy. Po drugie, jest to sprzeczne z ideą centralizacji, ponieważ przekazywanie wiadomości poza serwer może utrudniać monitorowanie i zarządzanie ruchem pocztowym. Dodatkowo, istnieje ryzyko bezpieczeństwa związanego z przekazywaniem poufnych informacji na zewnątrz, co może prowadzić do potencjalnych naruszeń prywatności, GDPR, RODO.

Przykład: mamy podpisaną umowę o przetwarzaniu danych osobowych z firmą, w której mamy serwer i nasz sklep e-commerce, ale informacje o nowym zamówieniu na sklepie przesyłane są do zewnętrznej darmowej usługi poczty, z której dany użytkownik przyzwyczaił się korzystać od lat.

przekierowanie rodo
Przykład przekierowania niezgodny z zasadami ochrony danych osobowych.

Maile zawsze dochodziły bezbłędnie, dlaczego mam to zmieniać?

Istnieją od lat dodatkowe mechanizmy weryfikujące tj. SPF, DKIM, DMARC. Stoją one niczym stróż, przed furtką do Twojej skrzynki pocztowej. Powstały w celu dodatkowego zabezpieczenia przed wspomnianym wcześniej SPAM-em/SCAM-em. Ale te mechanizmy nie dość że mogą być nieaktywne lub źle skonfigurowane – to jeszcze ich weryfikacja po drugiej stronie może być mniej lub bardziej restrykcyjna. A to już może powodować błędy w przekazywaniu informacji.

Google wprowadza agresywne filtrowanie poczty.

Począwszy od lutego 2024 r. Gmail będzie jeszcze agresywniej filtrował mechanizm SPF Twojej poczty źródłowej. Gmail może potraktować Twoje przekierowywane maile z większą podejrzliwością i skończysz z odbijaniem wiadomości do Ciebie i Twoich Klientów. W związku z tym zwykłe przekierowania do Gmaila będą jeszcze bardziej narażone na problemy dostarczalności. Jak się temu przeciwstawić?

Skończ z przekierowaniem do Gmail. Dodawaj zewnętrzne konta.

Jeśli Twoje przekierowanie poczty ma związek jedynie z Twoją wygodą – to Gmail umożliwia sprawdzanie zewnętrznych konto pocztowych i pobieranie z nich wiadomości za pomocą interfejsu poczty Gmail. Możesz nie tylko odbierać ale i również wysyłać pocztę z Twoich podpiętych zewnętrznych kont. A w celu polepszenia organizacji wiadomości, żeby nic się nie mieszało Google stosuje automatyczne nadawanie odpowiednich etykiet. W ten sposób możesz skończył z naciąganymi przekierowaniami do Gmaila i zyskać nieco spokoju i pewności że Twoja poczta pozostaje nadal bezpieczna i pod kontrolą.

zewnetrzna poczta gmail
Zewnętrzne konta pocztowe w gmail.

Sprawdź nasz poradnik i dowiedz się krok po kroku jak dodać zewnętrzne konto pocztowe w Gmail.

Gmail i poczta komercyjna w Twojej domenie.

Pamiętaj jedynie że komercyjne korzystanie z darmowego Gmaila może stać w sprzeczności z Regulaminem usługi Google. Dlatego jeśli nie chcesz już przekierowywać ale i nie chcesz korzystać z poczty na hostingu – skorzystaj z Google Workspace. Dzięki Google Workspace podepniesz Twoją domenę bezpośrednio do Google i przeniesiesz zadanie obsługi poczty w Twojej domenie w całości do Gmail. Jedyny minus – rozwiązanie Google Workspace jest płatne.

Masz już Google Workspace? Nasz poradnik pomoże Ci aktywować obsługę poczty w Twojej domenie bezpośrednio przez Google.

Dodaj komentarz