Czym jest alias pocztowy i jak go utworzyć?

Chyba na próżno szukać dziś internauty, który nie ma własnej skrzynki pocztowej. Jest ona niezbędna, by dokonać rejestracji na popularnych portalach zakupowych, platformach streamingowych czy też w social mediach. Adres e-mail jest także konieczny w pracy i służy zarówno do komunikacji wewnątrz firmy, jak i z klientami. A czym jest alias pocztowy i jak go wykorzystać w cyfrowym świecie? Z przyjemnością wyjaśnimy!

Co to jest alias pocztowy?

Alias pocztowy to dodatkowy adres e-mail, który jest przypisany do głównej skrzynki odbiorczej użytkownika. Nie ma on przydzielonej żadnej przestrzeni dyskowej, to swego rodzaju wirtualne konto. Najłatwiej wytłumaczyć to na przykładzie. Załóżmy, że istnieje na rynku firma ogrodnicza, której główna skrzynka pocztowa nosi nazwę eustoma@przykład.pl. Właściciel tej firmy, dla usprawnienia obsługi klientów, zdecydował się na utworzenie następujących aliasów pocztowych zamówienia.eustoma@przykład.pl i reklamacje.eustoma@przykład.pl. Dzięki temu wszystkie wiadomości przychodzące trafiają do głównej skrzynki odbiorczej, a użytkownik nie musi tworzyć kilku osobnych kont pocztowych dla różnych procesów. Mało tego, może utworzyć odpowiednie filtry aby segregować wiadomości. To oszczędza czas i pieniądze.

Do czego służy alias pocztowy?

Dodatkowe adresy e-mail są szczególnie przydatne w firmach, ponieważ ułatwiają komunikację w przedsiębiorstwie i organizację pracy. Do czego można je wykorzystać?

• Utworzenie różnych aliasów dla poszczególnych zadań, jak np. obsługa klienta (support@przyklad.pl), zamówienia (zamowienia@przyklad.pl) czy finanse (finanse@przyklad.pl), pomaga w łatwiejszym zarządzaniu i sortowaniu przychodzących e-maili, szczególnie w działalnościach jednoosobowych.
• Alias pocztowy można stworzyć na potrzeby specjalnych kampanii reklamowych lub promocji, co pozwala na śledzenie interakcji z klientami, a także na analizę efektywności tychże kampanii.
• W małych firmach, gdzie jedna osoba pełni wiele ról, aliasy pozwalają na sprawną komunikację w imieniu różnych działów, bez konieczności zarządzania wieloma kontami pocztowymi.

A jak alias pocztowy może przydać się przeciętnemu użytkownikowi Internetu? Warto go utworzyć, jeśli chcemy skutecznie chronić swoją prywatność w sieci. Proces rejestracji na różnych stronach i forach internetowych wymaga od nas podania adresu e-mail. Właśnie w takiej sytuacji można wykorzystać alias pocztowy. W ten sposób ograniczamy ilość SPAM-u na skrzynce pocztowej oraz zmniejszamy ryzyko ataków phishingowych, gdyż wiadomości o podejrzanej treści, przychodzące na alias używany np. tylko w jednym serwisie, natychmiast wzbudzą nasze podejrzenia. Alias pocztowy przydaje się także wtedy, gdy nasz oryginalny e-mail jest zbyt długi i trudny do zapamiętania. Tworząc jego krótszy odpowiednik, pomożemy osobom, które chcą się z nami skontaktować, uniknąć pomyłki. (np. zamiast małgorzata.wierzowiecka@przykład.pl można zrobić po prostu mw@przykład.pl)

Jak utworzyć alias na hostingu HitMe.pl?

Na hostingu HitMe w DirectAdmin można użyć przekierowania. Jest to forma aliasu na wiadomości przychodzące. Alias e-mail w DirectAdmin, zdefiniowany jako przekierowanie (forwarder), służy wyłącznie do przekierowywania przychodzących wiadomości e-mail na inny adres e-mail. Jest to użyteczne, gdy chcesz odbierać e-maile wysłane do różnych adresów w jednej skrzynce pocztowej, ale nie umożliwia odpowiedzi z adresu aliasu.

Przeczytaj artykuł pomocy i dowiedz się jak utworzyć alias przychodzący na hostingu HitMe.

Jak utworzyć alias pocztowy na Gmail?

Gmail to jedna usług poczty elektronicznej od Google. Korzystają z niego zarówno osoby prywatne, jak i firmy (Google Workspace). Jeśli posiadasz dodatkowe konto, adres pocztowy w usłudze gMail, alias umożliwiający wysyłanie wiadomości, utworzysz w kilku krokach:

• Wejdź na stronę gmail.com i zaloguj się, używając swojego loginu i hasła
• przejdź do Ustawień (symbol koła zębatego) i kliknij „zobacz wszystkie ustawienia”,
• z górnego menu wybierz zakładkę „Konta i Importowanie”,
• przejdź do opcji „Wyślij jako” i kliknij „dodaj inny adres e-mail”,
• wprowadź informacje o innym adresie e-mail w okienku i zaznacz „traktuj jako alias”,
• kliknij „Dalej”, uzupełnij login i hasło, a następnie kliknij „dodaj konto”.

Następnie zaloguj się na dodane konto, otwórz wiadomość od Gmaila i kliknij w podany link. Od tej pory możesz wysyłać wiadomości również z dodatkowego adresu e-mail. Więcej szczegółów znajdziesz pod adresem: https://support.google.com/mail/answer/22370?ctx=gsidentifer&sjid=2142695879196442788-EU

A jak dodać alias do skrzynki odbiorczej, która funkcjonuje w środowisku Workspace (dla firm, szkół)? W tym celu należy zalogować się na konto, które posiada uprawnienia administratorskie, a następnie:

• uruchomić konsolę administracyjną przez wpisanie admin.google.com w pasek wyszukiwania przeglądarki,
• kliknąć w ikonkę Użytkownicy,
• wybrać z rozwiniętej listy konto, do którego chcemy dodać alternatywny adres e-mail,
• następnie wybieramy „Informacje o użytkowniku” i przechodzimy do sekcji „aliasy e-mail”,
• klikamy „Dodaj alias” i wpisujemy treść, która nas interesuje,
• klikamy „Zapisz” i gotowe!

Zmiany powinny pojawić się po 24 godzinach. Szczegóły procesu tworzenia aliasu pocztowego w przestrzeni Google Workspace dobrze pokazuje TEN FILMIK.

Czy za tworzenie aliasów pocztowych trzeba płacić?

Większość dostawców usług pocztowych (Gmail, Outlook, Yahoo Mail) oferuje możliwość tworzenia aliasów bez dodatkowych opłat, choć zazwyczaj liczba alternatywnych adresów e-mail, jest ograniczona. Dlaczego warto stworzyć pożądaną liczbę aliasów pocztowych zamiast kreować kolejne skrzynki odbiorcze?

Po pierwsze, aliasy ułatwiają zarządzanie całościową korespondencją, która trafia do jednej skrzynki odbiorczej. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ użytkownik nie musi „przełączać się” między różnymi kontami, co oszczędza czas i zapobiega „przeoczeniu” ważnych e-maili. Po drugie, można łatwo zidentyfikować źródło i cel wiadomości, gdyż aliasy, zwłaszcza te używane w celach biznesowych, najczęściej są dostosowane do konkretnych zadań/projektów, takich jak np. obsługa klienta, reklamacje, kontakt, pomoc techniczna. Ponadto korzystanie z aliasów pocztowych pomaga w ochronie prywatności konkretnych użytkowników. Główna skrzynka e-mailowa pozostaje ukryta, a aliasy można dowolnie modyfikować, udostępniać publicznie i dezaktywować wtedy, gdy tylko zajdzie taka potrzeba.